Khi nào doanh nghiệp cần phần mềm viết riêng

Nhân viên bán hàng chốt đơn trên phần mềm có sẵn. Xong lại mở thêm một bảng tính để ghi riêng phần chiết khấu cho từng đại lý, vì phần mềm không có chỗ nhập. Cuối tháng, kế toán ngồi đối chiếu hai nơi bằng tay.

Phần mềm có sẵn được làm cho số đông. Mọi tính năng trong đó là mức trung bình cộng của hàng nghìn doanh nghiệp khác nhau. Khi cách làm việc thực tế lệch khỏi mức trung bình đó, dù chỉ một bước, vẫn phải vòng ra ngoài phần mềm để làm bước ấy. Đúng như câu chuyện chiết khấu ở trên.

Tự kiểm ba dấu hiệu cần viết riêng

• ·Có bước nào đang phải làm tay ngoài phần mềm, rồi chép số liệu qua lại giữa các bảng tính, hay không.
• ·Cách làm hiện tại có phải điều giúp thắng đối thủ không, hay ai làm ngành này cũng làm y hệt.
• ·Có cần nối nhiều phần mềm khác nhau lại với nhau hay không. Web bán hàng, sổ sách, vận chuyển, mỗi nơi đang giữ một phần dữ liệu riêng.

Một dấu hiệu hay bị bỏ sót: đội ngũ đã tự chế ra vài chục tệp mẫu để bù chỗ phần mềm còn thiếu. Càng nhiều tệp mẫu kiểu này, chi phí giữ phần mềm có sẵn càng gần bằng chi phí viết riêng. Chỉ khác là chi phí đó nằm trong giờ công, không nằm trên hoá đơn nào.

Nếu đúng là cần, hỏi gì trước khi ký

• ·Mã nguồn thuộc về ai sau khi bàn giao.
• ·Bao lâu thì dùng được phần việc đầu tiên, không phải đợi xong toàn bộ mới thấy gì.
• ·Chi phí giữ phần mềm chạy tiếp mỗi năm là bao nhiêu, ghi rõ ở đâu.

Câu hỏi thứ hai quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Một dự án viết riêng làm đúng cách sẽ chia thành từng phần dùng được ngay. Không phải một khối chờ nhiều tháng mới thấy gì.

Trả lời được ba câu hỏi trên là đủ để biết hướng nào hợp lý. Đôi khi câu trả lời đúng là chưa cần viết riêng. Khi cần, buổi khảo sát ban đầu thuộc phần dịch vụ thiết kế phần mềm.